|
نوشته شده توسط Administrator
|
|
پنجشنبه ۰۶ بهمن ۱۳۹۰ ساعت ۰۹:۵۱ |
|
فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارضها
پریسا فلکی*
فرآيند حل و فصل پیشگیرانه تعارضها از مسائل تصميمگيري است كه نيازمند تمركز بيشتر است. اين امر به افزايش سرعت عمل منجر ميشود؛ هرچند چنين فرآيندي بيشتر در مراحل تعريف و برنامهريزي پروژه قابل استفاده است تا در مراحل عمل. بسياري از تيمهاي پروژه ترجيح ميدهند كه بيشتر روي نقشها تمركز كنند و بحث «مسووليتها» را كنار بگذارند؛ زيرا معتقدند اين دو بسيار به هم نزديكند.
(درحاليكه عملا چنين نيست.)زماني ميتوان مسووليت را همان نقش دانست كه آن مسووليت به يك نقش واحد يا يك حوزه كاركردي واحد مربوط باشد؛ بنابراين زماني كه پيچيدگيهاي پروژه باعث شود، مسووليتهايي به چند نقش يا حوزههاي كاركردي متعهد سپرده شود، ديگر نميتوان نقش و مسووليت را يكي دانست. در چنين شرايطي تصميمگيري بر اساس مسووليتهاي خود، بر ساير افراد تيم اثر ميگذارد و به اختلاف منجر ميشود؛ براي مثال، تصميمگيري براي بهبود محصول به خاطر موانع فني، ممكن است بر جايگاه بازار محصول بهبوديافته، سازگاري با محصولات مشابه ديگر و هزينههاي توسعه محصولات اثر بگذارد. رهبر فني در مورد اين مساله بايد تصميمگيرنده باشد. با اين حال، او بايد در نظر داشته باشد كه اخذ اين تصميم، به توجه بر جنبههای توليد، مديريت كاركردي - كه بايد منابع بيشتري را براي حمايت از تعديلها تخصيص دهد- و ويژگيهاي فني محصولات مشابه نياز دارد. اگر اين افراد بر تصميم رهبر فني، توافق نكنند و حتي بدتر، اگر نظرهاي آنها در تصميم لحاظ نشده باشد، تعارض شديدي رخ خواهد داد. حال، چه كسي مسوول حل اين تعارضها است؟
بهترين شيوهاي كه تيمها براي جلب اتفاقنظر افراد تيم براي مسائلي از اين جمله بهكار ميبرند، تعريف فرآيندی است كه تيم پروژه ميتواند با آن تعارضها را در فرآيند تصميمگيري حل كنند. اگر تيم پروژه مسووليتها را مستند كرده باشد، آنگاه فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارضها جزئي از مسووليتهاي تيم پروژه ميشود، ولي اگر تيم پروژه مسووليتها را مستند نكند، فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارضها به صورت مجزا از تيم پروژه (مثلا در برنامه ارتباطات) تعريف ميشود.
استراتژي ناب
فرآيندي را براي حل و فصل پیشگیرانه تعارضهاي اعضاي تيم در تصميمهاي مختلف تعريف كنيد. اين فرآيند ممكن است، بخشي از مسووليتهاي اعضاي تيم يا فرآيندي مستقل باشد. فرآيند حل و فصل پیشگیرانه تعارضها بر تعارضها و اختلاف نظرها تمركز دارد تا بر خود تصميم. تيمها سعي ميكنند وظيفه تصميمگيري را به سطوح پايين بسپارند و براي حل تعارضها از مديران استفاده كنند. اغلب در یک فرآیند حلوفصل پیشگیرانه تعارض اختلافات را حل ميكنند. در اين فرآيند، پيش از آنكه تعارضها به مديريت منتقل شود، اشخاص ثالث بايد آنها را حل كنند. مدير پروژه، همان شخص ثالث خواهد بود؛ بنابراين او مهارتهاي لازم براي حل تعارضها را بايد داشته باشد. در واقع، حل تعارضها از وظايف رسمي مدير پروژه بايد باشد.
استراتژي
فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارضها را به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت پروژه خود محسوب كنيد تا مدير پروژه براي حل تعارضها با افراد مربوط همكاري كند؛ پيش از آنكه تعارضها به مديريت منتقل شود.
كمك به تيم پروژه براي تعيين وظايف و مسووليتها
نقشها و مسووليتهاي تيم خود را از ديد افراد تيم مستند كنيد؛ سپس به آنها بگوييد نقشها و مسووليتهاي خود را بنويسند. ممكن است با ابهامهايي در زمينه تعريف نقش و مسووليت روبهرو شويد.
تعريف نقش و مسووليت
شما درك عميقي از تفاوتهاي «نقش و مسووليت» بايد داشته باشيد تا بتوانيد به اعضاي تيم در تعريف نقشها و وظايفشان كمك كنيد. ميتوانيد با توجه به ميزان پويايي تيمتان، اين تعريفها را بهصورت فردي يا گروهي تعيين كنيد. بهتر است ابتدا از افراد بخواهیم، نقشها و وظايف خود را تعريف كنند؛ سپس تعريفهاي مطرح شده را براي بحث و تاييد به گروه ميدهیم. زمانيكه افراد در گروه قرار ميگيرند، احساس ميكنند كه وظايف و مسووليتهايشان را به حوزه كاركرديشان بايد محدود كنند. درحاليكه ممكن است براي ساير حوزهها نيز ارزش افزوده ايجاد كنند. يكي از ويژگيهاي مدیریت ناب، تشويق افراد به فعاليت در خارج حوزه تخصصي خود است. اين حالت براي تيم فرصت ايجاد ميكند. پس از آنكه افراد تيم، وظايف و مسووليتهاي خود را معين و مستند كردند، آنها را با وظايف و مسووليتهاي جامع و لازم براي موفقيت پروژه مقايسه كنيد. اگر شما تاكنون چنين مجموعه كاملي از وظايف و مسووليتها را براي پروژههاي خود تهيه نكردهايد، اكنون زمان خوبي براي اين كار است. با اعضاي تيم خود در مورد مسائل زير بحث كنيد:
آيا بين نقشها و مسووليتهاي موجود و نقشها و مسووليتهاي مطلوب شكافي وجود دارد؟
آيا بين نقشهاي اصلي همپوشاني وجود دارد؟
آيا نقشهاي اوليه و ثانويه بهطور مناسب بين اعضاي تيم توزيع شده است؟
آيا مسووليتهاي اوليه و ثانويه بهطور مناسب بين اعضاي تيم توزيع شده است؟
تعيين و تعريف صحيح منابع نقشها و مسووليتها، ميتواند بر تمام مراحل يك پروژه بسيار تاثير داشته باشد. زيرا اگر كارشناسان به وظایف تخصصی خود مشغول نباشند، شكافهاي جدي در پروژه ایجاد خواهد شد. اگر نتوانيد همه وظايف را پوشش دهيد، مشكلاتي مانند دوبارهكاري و تاخير رخ خواهد داد. براي اين كه تيم شما ناب شود، اعضاي تيم همواره به جلو بايد نگاه كنند. مراقب خطرها و تهديدها باشند و افقي را براي حركت بعدي خود ايجاد كنند.بيشتر سازمانهاي نوآور به طور مستمر به اصلاح و توسعه مديريت پروژه میپردازند. هدف اين سازمانها، فراتر از بقا و پيشروي صرف است. تمركز آنها بر تعريف، برنامهريزي و اجراي اثر بخش پروژهها در محيطي پويا است. مديران اين سازمانها بهخوبي ميدانند كه پروژهها در مسير اجرا با تعارضات و اختلاف نظراتی روبهرو خواهند شد؛ از اینرو استفاده از فرآیند حلوفصل پیشگیرانه تعارضها براي حل اين تعارضات اثر بخش خواهد بود. مدیران پروژه براي دستيابي به سرعت عمل، يك تيم چند وظيفهاي بايد ايجاد كنند و براي آن رهبر تعيين كنند؛ سپس نقشها و وظايف تيم را تعريف كنند و بر حل و فصل تعارضات تمركز كنند.
|
مقالات 
